让人生变得高效的方式:用清单思维管理人生

美国最会写作的外科医生阿图·葛文德写了一本《清单革命》,从医学、航空学、建筑学等多个领域的实例分析,论述在项目管理中怎样利用清单去规避无能之错,把清单赋予了伟大的责任,告诉人们怎样通过清单持续,准确、安全的把事情做好。

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清单的价值不言而喻,不光在项目管理中,我们的日常工作生活中,清单也被越来越多的人重视和使用,把它作为管理生活的思维方式和工具。但现实的问题是,并不是每个使用清单的人都获了正向效果,它反而成为很多人降低效率损害积极性的帮凶!

为什么清单对你毫无效果?

1、没有重点,胡子眉毛一把抓

我们使用清单,大都是为了避免遗忘重要事项或者是让事情更有条理,更有甚者单纯的把清单看作是一个仅仅帮助我们列出计划和任务的工具。虽然看起来也没有什么问题,但是这种认知容易使我们无效且过度的使用清单,因而并不能达到我们所期的功效也是必然。

清单,应该是帮助我们组织任务和项目,并突出其中最重要或是优先级靠前的那些内容,从而合理分配我们的注意力和精力,防止我们在不太重要或没有意义的事情上花费过多的时间,确保完成那些重要我们真正想做的事。

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2、清单冗长,决策疲劳,陷入难以完成的漩涡里

我见过身边太多人使用清单都是把脑子里所有想做的事一股脑都列出来,哪怕是日常琐碎无比的小事。这样做的结果就是清单会显得很长,待办事项很多,看似好像可以很充实的度过每天。

心理学家巴里·施瓦茨说:如果我们拥有的选择越多,那么在这些选择之间做出决定的能力越差,我们所面临的焦虑就越多。

过于冗长的清单不仅会分散你的精力,很容易把你的注意力从更重要的工作上转移开,增加了完成的难度,间接的给了你拖延的借口;而且过多的任务清单就意味着大脑要在不同的选择里做更多的琐碎决定,消耗我们的认知资源,造成决策疲劳,使得理性决策的能力被大大削弱,破坏了执行力。如此往复,我们便会陷入自责埋怨自我怀疑的消极情绪中。

3、把待办事项清单变成了愿望清单

没有最后期限的清单就像是单纯的愿望清单,动力缺乏,没有紧迫感,任务堆积,不到最后一刻绝不使出所有能量全力以赴。

设定截止日期不仅能帮我们对抗拖延,赋予行动更大的驱动力,激励我们及时去完成任务,而且有助于我们衡量时间管理的效率,帮助我们去根据需要分配时间和精力,灵活的切换不同的任务。

实际操作上,截止日期预留的时间应该少于我们实际完成任务需要的时间或是我们认为需要的时间,因为时间过于充裕,会削弱我们的积极性,降低行动效率。

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4、执拗方法论,忽略了清单管理的内核

清单作为一种十分有效的任务管理工具,值得我们去学习钻研,找到适合我们的方法和技巧。可是,如果你过于关注方法论的研究,焦点总是集中在清单使用技巧的探索上,甚至反复更换不同的清单工具,使用不同的清单管理方式,正如你反复纠结于是使用电子工具还是纸笔还进行清单管理一般。这样本末倒置的做法可能会让你成为清单工具使用的大神,却背离了我们使用清单的初衷——更有效率的完成目标任务,对你生活效率的提升帮助便微乎其微了。

所以,不管什么样的清单工具,使用怎样的清单管理方法,只要有助于完成目标即可,没有必要执拗在清单表层的管理上,怎样科学有效的落地践行才是王道。

清单管理的正确打开方式

记忆的工具,包括清单,会强迫我们凝聚更多精神在我们必须记住的信息上,记忆工具会提供一个组织架构,会赋予信息坐标乃至于意义。

根据优先级,有选择的制作清单

我相信很多人都听过美国管理学家科维提出的时间"四象限"理论,即把任务根据重要和紧急两个维度划分为四个象限:重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、及不重要也不紧急。所有的事项都可以划分到这四个不同象限中去,指导我们合理高效的处理工作。

在清单管理中,四象限法同样是我们必不可少的思维工具,主要表现在两个方面:

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